MPL - Prozessmanagement
1. Ausgangsbasis
Die Effizienz und die Effektivität bestehender Logistikprozesse zu optimieren und dadurch Logistikkosten zu minimieren ist oft das Ziel, wenn es um Prozessmanagement in einer Organisation geht.
Das Prozessmanagement beschäftigt sich mit der Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Die MPL Logistikberatung hat schon in mehreren Projekten Kunden bei der Durchführung von Prozessoptimierung oder Prozessneugestaltung in der Logistik unterstützt.
Eine typische Vorgehensweise in einem Prozessoptimierungsprojekt mit MPL könnte dabei folgendermaßen aussehen:
Die einzelnen Phasen dieses Ablaufs orientieren sich dabei immer an den Bedürfnissen von Logistik-Unternehmen.
Nach der Analyse der Prozesslandschaft, innerhalb der die Optimierung stattfinden soll, schließt sich die Phase der Aufnahme der Ist – Prozesse an. Diese wird immer vor Ort beim Kunden und in enger Zusammenarbeit mit den Mitarbeitern des Kunden durchgeführt. Sie bildet die Grundlage für die Prozessbeschreibung in der auch die erkannten Stärken und Schwächen der Prozesse aufgeführt werden. Die wichtigste Phase bildet die Definition der Soll – Prozesse. Hier entscheidet sich, welche Verbesserungen durch die Prozessoptimierung tatsächlich für das Unternehmen erreicht werden können. Diese Verbesserungen müssen durch Einführung der beschlossenen Maßnahmen realisiert werden.
Zur Unterstützung einer Prozessoptimierung in der Logistik setzt die MPL Logistikberatung ein eigenes Prozesstool ein.
2. Prozesslandschaft
Die Prozesslandschaft stellt die Umgebung dar, in der die Prozessanalyse durchgeführt werden soll. Es erfolgt die Abgrenzung der Projektaufgaben. Weiterhin werden die Organisationsstrukturen (z.B. Abteilungen, IT-Landschaft)) und vorhandene Ressourcen erfasst. Die zukunfts-Szenarien werden aufgestellt.
3. Ist – Prozesse
Innerhalb der definierten Prozesslandschaft erfolgt dann die Aufnahme der Ist – Prozesse mit ihren Ebenen und Abläufen sowie der Prozessmengen. Eine erste Prozess-Analyse erfolgt hinsichtlich Stärken und Schwächen.
4. Prozessbeschreibung
Die Ergebnisse aus der Prozessanalyse der Ist-Prozesse münden in die Prozessbeschreibung, in der alle Prozessschritte detailliert beschrieben, visualisiert und die Ergebnisse der Prozessanalyse dokumentiert werden. Hier erfolgt auch die Ermittlung der Prozessqualität, der -Produktivität und die Prozesskostenrechnung. Hier finden sich die wichtigsten Funktionen des MPL Prozesstools in der Dokumentation und Visualisierung der Prozesse.
5. Soll – Prozesse
In der folgenden Phase werden die Soll-Prozesse designt. Dieser Schritt ist also grundlegend für die zu erreichenden Verbesserungen und muss daher mit viel Sachkenntnis und Erfahrung durchgeführt werden. Kenntnisse möglicher Prozessalternativen und Optimierungsmöglichkeiten, Erfahrungen in Bezug auf Investitionsgrößen und Produktivität der Alternativen sind unerlässlich, um den Erfolg (also das mögliche Einsparpotential) abschätzen zu können. Die MPL-Berater bringen diese Eigenschaften im Logistik-Bereich mit. Die im Wertstromdesign und Prozessdesignt geformten neuen Prozesse werden wiederum mit Hilfe des Prozesstools dokumentiert und visualisiert. Es wird nun (ebenfalls mit Hilfe des tools) abgeschätzt, welches Einsparpotential mit den im Maßnahmenplan definierten Maßnahmen erzielt werden kann. Dies bildet die Entscheidungsvorlage für die nächste Phase.
6. Einführung
Damit kommen wir in die entscheidende Phase der Einführung der Soll-Prozesse.
Auf Basis der Entscheidungsvorlage wird von den Verantwortlichen die Entscheidung getroffen, welche Maßnahmen mit welcher Priorität umgesetzt werden sollen. Die Implementierung wird vorbereitet und anschließend umgesetzt. Die kontinuierliche Kontrolle der Ergebnisse zusammen mit einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP) führen dann zu einer signifikanten und nachhaltigen Verbesserung der Prozessqualität des Unternehmens und zu einer Erhöhung des Zielerreichungsgrads.
7. MPL Prozesstool
Das MPL Prozesstool unterstützt die Planer und bietet mit den vielfältigen Funktionalitäten eine wertvolle Hilfe.
Funktionen bzw. Module des tools sind :
- Stammdaten erfassen
- Mengengerüste erfassen
- Prozessbeschreibung
- Prozessvisualisierung
- Prozessqualität bewerten
- Qualität
- Produktivität
- Kosten
- Prozesskostenrechnung
- Modellierung Soll – Prozesse
- Ergebnisse Prozessoptimierung berechnen
- Einführungsunterstützung
Das tool unterstützt in allen Phasen eines Projektoptimierungs-Projekts.
Neben den in dem Chart dargestellten Funktionen des tools sind folgende features relevant.
Hinterlegte Standard Prozesse können übernommen und auf kundenindividuelle Gegebenheiten angepasst werden. Der Zeitbedarf für das Modellieren der Prozesse wird damit deutlich niedriger.
Außerdem können vorgegebene Best practice Modelle schon wertvolle Hinweise auf mögliche zukünftige Soll-Prozesse geben. MPL bietet jedoch nicht nur das tool, sondern natürlich auch die Begleitung und Führung eines Prozess-Projekts. Nach Beendigung eines Projektes kann das tool in dem nun kundenindividuell ausgearbeiteten Zustand vom Kunden übernommen werden, um damit kontinuierlich die Pflege der Prozesslandschaft und auch die kontinuierliche Verbesserung der Prozesse zu unterstützen. Mit der integrierten Prozesskostenrechnung kann der Verlauf der Prozess-Stückkosten kontrolliert werden.
Erfahrene Prozessmanager des Kunden können aber auch eigene Prozessoptimierungs-Projekte mit Unterstützung des tools durchführen. MPL bietet dazu Installation und Schulung beim Kunden sowie eine Betreuung der tool-Bedienung während des Projekts an.
Hier einige Beispiele zur Projektvisualisierung:
